インボイス制度開始で想定される混乱とは？
2023年10月1日に始まるインボイス制度。
経理部門を始めとする担当部門の方々は、インボイスの管理方法（また、併せて電子帳簿保存法の対応）などの検討や経費精算システムの対応を進めていることでしょう。
しかし、インボイス制度の開始で対応が必要なのは経理部門だけではありません。
経費申請を行う従業員の理解・対応が必要なため、大きな混乱が生じることが考えられます。
例えば、
・領収書がない購入物の申請はどうすればいいの
・発注先が、適格請求書発行事業者ではない場合はどうするのか？
・インボイス制度の開始で、経費申請の方法はどのように変わるの？
といったように、仕入税額控除などの専門知識がない従業員は多く、経理部門にこれまで以上に多くの問い合わせが発生するでしょう。
また、インボイス制度に対応しているシステム導入・構築をしていても「登録者番号の入力が正しくされない」といった、従業員の誤操作・誤入力からの差し戻し対応の増加も想定されます。
これらの混乱を回避するために、どのような対応をする必要があるのでしょうか？
従業員にインボイスに関する指導を徹底する方法とは？
従業員に対して、インボイス制度の周知、経費精算システムの新たな入力・申請ルールの徹底を定着させるには以下のような方法があります。
それぞれ見ていきましょう。
1.社内勉強会
まず考えられるのが、従業員向けに勉強会を開催することです。
伝えたい情報にフォーカスし、一度の機会で多くの従業員に情報を発信することが可能です。
一方で、従業員規模が大きい企業であればあるほど、全社員の勉強会参加が難しかったり、また従業員ごとに理解度に差が生じてしまうといった課題があげられます。
2.マニュアル作成
経費精算システム、そして各種制度に関するマニュアルの運用も方法の一つです。
システムのルーツや使い方、またその業務の背景など、伝えたい情報を体系的にストックしておくことが可能です。
一方で、
・マニュアルの理解度が従業員によって差が出てしまう（≒マニュアルを用意しても問い合わせが発生してしまう）
・法改正やシステムのUI変更のたびに、マニュアルを更新する手間が発生してしまう
・せっかくマニュアルを用意したのにも関わらず、従業員が活用してくれない
といった課題も多く聞かれます。
特に、マニュアルの活用度については、以下のような調査結果がでています。
3.システムUIの改修
いくつかの方法の中で、最も確実性が高いと言えるのがシステムUIの改修です。
システム自体に、入力ルールを表示したり、必須項目の操作をしなかれば次の操作に進めないといったユーザー目線の改修です。
しかし、ベンダーが提供しているSaaSなどのシステムでは、多くの場合、自社に合わせた個別カスタマイズができないため現実的ではありません。
また、自社でシステムを構築している場合でも開発が必要になり、法改正や自社規定変更のたびに継続的な修正コストが発生してしまいます。
そこで、そのような課題を解決するのに期待されているのが「テックタッチ」です。
「テックタッチ」とは？
「テックタッチ」は、ユーザーの操作に応じてリアルタイムでナビゲートするガイドを、システム上に簡単に作成するができるサービスです。
これにより、従業員はシステム操作に迷ったり、誤操作・誤入力をすることがなくなり、システム管理者への問い合わせや申請の差し戻しを削減することができます。
また、定型業務を自動化できる機能もあることから、業務効率化にもつながります。
大手企業の情報システム部門や、経理部門をはじめ多くの企業に導入いただき、ユーザー数は200万人を超え国内シェアNo.1のサービスとなっています。
インボイス制度の開始・運用は、経理部門だけでなく従業員にとっても大きな負担となります。
経費精算業務は、従来でも対応頻度の少ない業務で、システム活用の定着が難しい領域です。
この大きな制度改革のタイミングで、お使いの経費精算システムへ「テックタッチ」を導入することで、スムーズな運用体制の構築が可能になります。
ぜひ、お気軽にお問い合わせください。
